Política tratamiento de datos personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante la Política, regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza Neurosalud I.P.S. S.A.S (en adelante el “Responsable” o “Neurosalud”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2015 y el Decreto 1081 de 2015, mediante los cuales se reglamenta la Ley 1581 en mención.

1. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

Razón social: Servicios médicos especializados S.A.S., Neurosalud I.P.S. S.A.S
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Dirección: Av. Cra 45 # 100 – 48 LC: 3.
Email: gerencia@neurosalud.co
Teléfono: 60+1 762 6985

2. Tratamiento el cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Con ocasión a la naturaleza de los datos y las finalidades desarrolladas en la presente política, serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados la información parte de las bases de datos de RESPONSABLE. En este sentido, conforme se establece las disposiciones inicialmente citadas, se establecerá un tratamiento respecto de la información sensible e información publica y privada que no se cataloga como sensible.

2.1. Datos personales de naturaleza pública y privada:

Neurosalud accede a datos de sus clientes, pacientes, trabajadores, contratistas, candidatos y proveedores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros, con el fin de:

Datos proveedores:

Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que Neurosalud legítimamente disponga y listas sobre comisión de delitos y lavado de activos.
Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con Neurosalud.
Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.
Requerimiento para el cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.

Datos pacientes:

Registrar y actualizar datos entregados por el titular dentro del sistema de Neurosalud.
Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
Evaluar indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
Evaluar calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución.
Dar a conocer avances de IPS en aspectos investigativos, académicos y clínicos.
Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
Cumplir con exigencias judiciales.
Ejercer y defender acciones legales.
Hacer seguimiento al estado clínico del paciente.
Análisis de la información del usuario con el fin de iniciar un proceso de agendamientos de citas.
Contactar la persona para informar cualquier particularidad sobre el agendamiento de la cita.
Enviar sus datos a aliados, clientes o contratistas de Neurosalud que requieran contactarse con el usuario, con ocasión a la relación que tienen estos con la IPS.
Envío de publicidad sobre productos y servicios de Neurosalud.
Realizar investigaciones de mercado, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismos para evaluar la calidad de los servicios prestados.

Datos clientes:

Requerimiento para el cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los servicios adquiridos por los clientes de Neurosalud, así como elaborar la facturación correspondiente.
Envío de publicidad sobre productos y servicios de Neurosalud.
Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de servicios.
Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por Neurosalud.
Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismos para evaluar la calidad de los servicios prestados.
Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
Cumplir con exigencias judiciales.
Ejercer y defender acciones legales.
Análisis de la información del usuario con el fin de iniciar un proceso de agendamientos de citas.
Enviar sus datos a aliados, clientes o contratistas de Neurosalud que requieran contactarse con el cliente, con ocasión a la relación que tienen estos con la IPS.
Envío de publicidad sobre productos y servicios de Neurosalud.
Realizar investigaciones de mercado, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismos para evaluar la calidad de los servicios prestados.

Datos empleados y contratistas:

Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes.
Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador.
Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.
Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
Evaluar el desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
Efectuar proceso de remuneración.
Ejercer y defender acciones legales.

Datos candidatos:

Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación.
Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargos.
Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a las instalaciones de Neurosalud como empleado.

2.2.Tratamiento de datos sensibles.

Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Por su lado, el tratamiento que hará Neurosalud se hará bajo los siguientes términos:

Datos del estado de salud de los pacientes:

Registrar y actualizar datos entregados por el titular dentro del sistema de Neurosalud.
Prestar servicios de salud.
Caracterizar y hacer seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios de salud.
Entregar reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
Evaluar indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
Ser objeto de consulta por parte de los profesionales de la salud de Neurosalud.
Ser objeto de estudios e investigaciones académicas y clínicas, garantizando siempre la protección de la identidad del paciente.
Suministrar información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
Cumplir con exigencias judiciales.
Hacer seguimiento al estado clínico del paciente.

Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos, trabajadores y contratistas:

Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de Neurosalud.
Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Datos biométricos de trabajadores y contratistas:

Identificar al personal que acceda a las instalaciones de Neurosalud.
Dar acceso a las instalaciones de Neurosalud.
Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones de Neurosalud.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

Video vigilancia:

Neurosalud utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

3. Derecho del titular de los datos

Conforme a las disposiciones legales citadas, al titular de los datos le asiste los siguientes derechos:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

4. Área responsable de la atención de peticiones y reclamos

El área de administrativa de Neurosalud es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para tale efecto, se deberá enviar las peticiones y reclamos al correo electrónico gerencia@neurosalud.co o se entregado físicamente en la recepción de las instalaciones de Neurosalud, ubicada en Av. Cra 45 # 100 – 48 LC: 3 de la ciudad de Bogotá.

5. Procedimientos que derivan del derecho de los titulares

5.1.Procedimiento para acceso y de consulta

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de Neurosalud debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

El reclamo se formulará mediante solicitud que puede correo electrónico gerencia@neurosalud.co, o presentarla físicamente en la recepción de las instalaciones de Neurosalud, ubicada en Av. Cra 45 # 100 – 48 LC: 3 de la ciudad de Bogotá.

La solicitud debe contener la siguiente información:

La identificación del Titular.
Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Los documentos que se quiera hacer valer.
Firma, número de identificación y huella.
Radicación en original.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3. Supresión de datos

El titular tiene el derecho a solicitar la eliminación de sus datos en las bases de datos de Neurosalud, de conformidad con los derechos que le asisten. Esto, siempre y cuando:

El titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Neurosalud.
La supresión no implique obstaculización de actuaciones judiciales o administrativas.
La supresión de los datos no implique detrimento de derechos del titular o para cumplir una obligación legalmente adquirida por este.

5.4. Revocatoria de la autorización

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

6. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad, se ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas de Neurosalud legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

7. Vigencia

Está política tiene vigencia a partir del 18 de octubre de 2021. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.neurosalud.co.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.